상사에게 칭찬받은 AI 미팅 요약 도구 실제 후기

회의록 작성, 정말 지옥이었습니다

입사 3년차, 저는 매주 최소 10개 이상의 회의에 참석합니다. 마케팅팀과 영업팀, 개발팀까지 협업하다 보니 하루 종일 회의실을 전전하는 날도 부지기수죠. 그런데 회의보다 더 고통스러운 건 바로 회의록 작성이었습니다.

회의 중에는 필사적으로 메모하느라 정작 논의 내용에 집중하지 못했고, 회의 후에는 끄적인 메모를 보며 "이게 무슨 뜻이었지?"하고 머리를 싸맸습니다. 특히 상사가 "그때 김 부장님이 뭐라고 하셨더라?"라고 물어볼 때면 식은땀이 주르륵 흘렀죠.

저처럼 회의록 작성 때문에 야근하시는 분들, 정말 많으시죠? 저도 그랬습니다. 회의가 끝나면 1시간씩 책상에 앉아 기억을 더듬으며 문서를 작성했으니까요.

AI 미팅 요약 도구와의 운명적 만남

전환점은 지난 3월이었습니다. 팀장님이 "요즘 AI 도구들이 회의록 작성을 자동으로 해준다던데, 한번 알아봐"라는 말씀을 하셨죠. 솔직히 반신반의했습니다. AI가 우리 회의의 맥락을 이해할 수 있을까? 한국어 음성 인식이 제대로 될까?

그렇게 시작된 리서치에서 만난 도구들이 있었습니다. Otter.ai(https://otter.ai), Fireflies.ai(https://fireflies.ai), 그리고 국내 서비스인 Clova Note(https://clovanote.naver.com)까지. 각자 특징이 달랐지만, 공통점은 하나였습니다. 실시간 음성을 텍스트로 변환하고, AI가 자동으로 요약해준다는 것이었죠.

첫 시도, 그리고 놀라운 결과

처음엔 조용히 혼자 테스트해봤습니다. 작은 팀 회의에서 Clova Note를 켜놓고 녹음을 시작했죠. 회의가 끝나고 확인한 결과, 충격이었습니다.

1시간짜리 회의가 3분 만에 깔끔한 요약본으로 정리되어 있었습니다. 주요 안건, 결정 사항, 액션 아이템까지 카테고리별로 분류되어 있었고, 각 발언자의 주요 의견도 명확하게 기록되어 있었습니다.

"이게 진짜 가능하구나..." 저는 그날 밤 늦게까지 다른 도구들도 모두 테스트해봤습니다. Fireflies.ai는 영어 회의에 강했고, 특히 Zoom(https://zoom.us)이나 Google Meet(https://meet.google.com)과의 연동이 매끄러웠습니다. 회의가 끝나면 자동으로 요약 이메일까지 발송해주는 기능도 있었죠.

상사의 눈에 띄다

본격적으로 사용하기 시작한 건 4월부터입니다. 중요한 경영진 회의에서 Otter.ai를 활용했는데, 회의 직후 30분 만에 완벽하게 정리된 회의록을 팀장님께 보고드렸습니다.

팀장님의 반응은 폭발적이었습니다. "이게 어떻게 가능해? 회의 끝난 지 30분밖에 안 됐는데?" 평소 회의록이 다음날 오전에나 올라왔던 것을 생각하면 혁신적인 속도였죠.

더 놀라운 건 내용의 정확성이었습니다. AI가 단순히 발언을 텍스트로 옮긴 게 아니라, 중요한 결정 사항과 후속 조치가 필요한 항목을 자동으로 구분해놨습니다. 팀장님은 "자네, 최근 회의록 퀄리티가 확 올라갔네. 뭔가 비법이 있나?"라고 물으셨고, 저는 자신 있게 AI 도구에 대해 설명드렸습니다.

팀 전체로 확산되다

팀장님은 즉시 팀 전체에 이 도구를 도입하기로 결정하셨습니다. Notion(https://notion.so)에 회의록 템플릿을 만들고, AI 요약본을 자동으로 업로드하는 워크플로우를 구축했죠. Slack(https://slack.com)과도 연동해서 회의 요약이 자동으로 관련 채널에 공유되도록 설정했습니다.

결과는 드라마틱했습니다. 팀 전체의 회의록 작성 시간이 평균 70% 감소했고, 회의 내용에 대한 팀원들의 이해도도 크게 향상됐습니다. 회의에 참석하지 못한 동료도 5분 만에 핵심 내용을 파악할 수 있게 됐죠.

실전에서 발견한 꿀팁들

몇 달간 사용하며 터득한 노하우를 공유합니다.

첫째, 회의 시작 전 안건을 명확히 합니다. AI는 구조화된 대화를 더 잘 이해합니다. "오늘 안건은 세 가지입니다"라고 시작하면 AI도 그에 맞춰 요약을 구조화합니다.

둘째, 중요한 결정은 명확하게 발언합니다. "그럼 이건 이렇게 결정하겠습니다"처럼 명시적으로 말하면 AI가 결정 사항으로 정확히 분류합니다.

셋째, 여러 도구를 상황에 맞게 활용합니다. 한국어 회의는 Clova Note, 영어 회의는 Otter.ai, 화상 회의는 Fireflies.ai처럼 케이스별로 최적의 도구를 선택합니다.

넷째, AI 요약본을 100% 신뢰하지 않습니다. 최종 검토는 사람이 합니다. 특히 숫자나 날짜 같은 정확성이 중요한 정보는 반드시 확인합니다.

다섯째, 개인정보 보호에 신경 씁니다. 민감한 정보가 논의되는 회의는 on-device 처리가 가능한 도구를 사용하거나, 회의 후 녹음 파일을 즉시 삭제합니다.

예상치 못한 부가 효과들

AI 미팅 요약 도구를 사용하면서 생긴 긍정적인 변화들이 있었습니다.

회의 참여도가 높아졌습니다. 메모에 집중하지 않아도 되니 눈을 마주치고 대화에 집중할 수 있게 됐죠. 덕분에 더 건설적인 논의가 가능해졌습니다.

회의 시간이 짧아졌습니다. 모든 내용이 기록된다는 걸 아니까 불필요한 반복 설명이 줄었습니다. 1시간 회의가 40분으로 단축되는 경우도 많았죠.

후속 조치 이행률이 올라갔습니다. AI가 정리한 액션 아이템을 Asana(https://asana.com)나 Trello(https://trello.com) 같은 프로젝트 관리 도구와 연동하니, 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 명확해졌습니다.

지식 축적이 가능해졌습니다. 모든 회의록이 검색 가능한 데이터베이스에 저장되니, 3개월 전 회의에서 나왔던 아이디어를 순식간에 찾을 수 있게 됐습니다.

도입 시 주의할 점

물론 완벽한 건 아닙니다. 도입 과정에서 몇 가지 시행착오도 있었죠.

초기 세팅에 시간이 필요합니다. 도구마다 설정 방법이 다르고, 팀의 워크플로우에 맞게 커스터마이징하는 데 2-3주 정도 걸렸습니다. Microsoft Teams(https://teams.microsoft.com)를 주로 사용하는 팀이라면 통합이 더 복잡할 수 있습니다.

음성 인식의 한계도 있습니다. 여러 사람이 동시에 말하거나, 배경 소음이 심하거나, 전문 용어가 많으면 정확도가 떨어집니다. 특히 업계 특유의 약어나 신조어는 잘못 인식되는 경우가 많았죠.

비용도 고려해야 합니다. 무료 플랜은 기능이 제한적입니다. 우리 팀은 월 약 30만원의 비용을 지불하는데, 절감된 시간을 생각하면 충분히 가치 있는 투자라고 판단했습니다.

팀원들의 적응 기간도 필요합니다. 처음엔 "녹음된다"는 사실에 불편해하는 동료들도 있었습니다. 투명한 커뮤니케이션과 명확한 가이드라인 설정이 중요했죠.

3개월 후, 달라진 일상

지금은 AI 미팅 요약 도구 없이는 업무가 상상이 안 됩니다. 하루 평균 2시간씩 절약되는 시간으로 저는 실제 업무에 더 집중할 수 있게 됐고, 야근도 현저히 줄었습니다.

무엇보다 상사로부터 받은 칭찬이 가장 뿌듯했습니다. "자네 덕분에 우리 팀 회의 문화가 완전히 바뀌었어. 다른 팀에서도 벤치마킹하고 싶어 하더군." 이런 말을 들을 때, 새로운 도구 도입에 고민했던 시간이 전혀 아깝지 않았습니다.

마치며

회의록 작성 때문에 고민하시는 분들께 자신 있게 추천합니다. ChatGPT(https://chat.openai.com)나 Claude(https://claude.ai) 같은 AI 챗봇에 회의 내용을 복사해서 요약을 요청하는 방법도 있지만, 전용 도구들은 음성 인식부터 요약까지 한 번에 처리해주니 훨씬 편리합니다.

특히 한국 기업 환경에서는 네이버의 Clova Note가 한국어 인식률이 높아 추천드리고, 글로벌 협업이 많다면 Otter.ai나 Fireflies.ai를 고려해보세요. 각 서비스는 무료 체험 기간을 제공하니 부담 없이 테스트해볼 수 있습니다.

AI 도구가 모든 걸 해결해주진 않지만, 반복적이고 시간 소모적인 작업에서 우리를 해방시켜줍니다. 그 시간에 더 창의적이고 가치 있는 일에 집중할 수 있게 되는 거죠.

여러분도 한 번 도전해보세요. 3개월 후, 저처럼 "이거 없이 어떻게 일했지?"라고 말하고 계실 겁니다.